Document Management

Managed Document Services (MDS)
Wij maken gebruik van het Kyocera’s Managed Document Services (MDS) concept. Kyocera’s MDS optimaliseert uw gehele documentomgeving in vijf flexibele en zorgvuldig ontworpen fasen.
Het proces begint met het identificeren van zwakke plekken in uw huidige infrastructuur. Vervolgens worden oplossingen
geformuleerd die naadloos geimplementeerd worden met als doel kostenbesparing en prestatieverbetering.
Vanzelfsprekend wordt de grootte van uw bedrijf en specifieke vereisten meegewogen in het proces.

ASSESS
In deze fase wordt een gedetailleerd overzicht van uw huidige bedrijfssituatie gemaakt. U ontvangt een rapport met daarin adviezen voor workflowverbeteringen, het verminderen van afval en een verminderde milieu-impact.

Het MDS analyseproces biedt u een gedetailleerd overzicht van uw huidige documentenoutput en –omgeving, de efficiëntie van uw processen en de daaruit voortvloeiende kosten. Door middel van vraaggesprekken en enquêtes kunnen wij uw specifieke behoeftes en bedrijfsprocessen vaststellen en deze meenemen in de analyse.

Onze diensten omvatten:

  • Analyse van de inventaris: Een exacte weergave van alle gegevens die van belang zijn voor uw printomgeving waaronder meetgegevens, gebruikshoeveelheden, verbruikvolume van toner en papier en de status van de afzonderlijke machines.
  • Audit/beoordeling: Analyse van de gegevens en het bepalen van de zwakke plekken, zoals
  • systemen die zwaar worden belast, of die juist onderbelast zijn, de gevoeligheid voor crashes
  • en reparaties, berekening van de gebruikshoeveelheden van verbruiksmaterialen.
  • Rapportage: Een heldere samenvatting en analyse van uw huidige situatie, uw sterke punten en zwakheden en uw huidige behoeftes – en daarbij ook een voortdurend herhaalde beoordeling om er zeker van te zijn dat er ook aan uw toekomstige behoeftes zal worden voldaan.

ONTWERPEN
Er wordt een uitgebreide oplossing voor uw printomgeving ontworpen om te voldoen aan uw specifieke zakelijke behoeften. KYOfinance is daarbij een optie.

In de ontwerpfase staat uw bedrijf centraal. Uw schaalgrootte, budget, doelstellingen en vereiste prestaties. Dit levert de ideale combinatie van hardware, software en procesontwikkeling op waarmee de maximale return on investment gegenereerd kan worden. Onze oplossing zal een perfecte pasvorm hebben.

Oplossing ontwerp
Met een uitgebreide portfolio van software, verbeteren wij workflows, systeembeheer, efficiënt gebruik van hulpbronnen en documentbeveiliging.

Printerparkontwerp
Met één van het breedste hardware portfolio, wij beschouwen alles van de meest geschikte machines die beantwoorden aan uw behoeften tot hun plaatsing voor optimale productiviteit.

Financiële diensten
Samen met onze partners zoals BNP Paribas en ING Lease biedt KYOfinance ongecompliceerde leasing.

IMPLEMENTEREN
Professioneel projectmanagement en hoog gekwalificeerde technici zorgen voor minimale verstoring – van installatie tot opleiding.

Tijdens de implementatie is het onze prioriteit om zo min mogelijk invloed te hebben op uw dagelijkse zaken. Dat is de reden waarom het project wordt begeleid door een professioneel projectmanagement team en uitgevoerd wordt door hooggekwalificeerde technici. We kunnen zelfs buiten kantooruren, of in het weekend implementeren en op deze wijze zo min mogelijk verstoring garanderen.

KYOCERA MDS biedt professionele services om zorg te dragen voor de menselijke aspecten van een implementatie. Deze services zorgen ervoor dat u de oplossing eenvoudig kunt gebruiken en de productiviteit en tevredenheid van de eindgebruikers wordt vergroot.

  • Toegewijd projectmanagement: Professionele service met regelmatige voortgangsrapporten
  • Hardware en software-installatie: Door gekwalificeerde technici van KYOCERA
  • Training: Ondersteuning van personeel en helpdesk om frustraties en stilstand te voorkomen
  • Flexibele logistieke planning: De oplossing wordt geheel naar uw wensen op een specifieke tijd geïmplementeerd, bijvoorbeeld buiten kantooruren of in het weekend
  • Rollout: Veilig, efficiënt en in lijn met milieu- en wettelijke voorschriften

 

BEHEREN
Probleemloos onderhoud en ondersteuning. Inclusief automatische aanvulling van verbruiksartikelen.

KYOCERA MDS stopt niet zodra alles is geinstalleerd en functioneert. Wij blijven uw gehele documentenomgeving beheren, zodat de prestaties optimaal blijven en tijdrovende alledaagse problemen worden opgelost. Om u te helpen het maximale uit uw nieuwe infrastructuur te halen leveren wij gerichte ondersteuning voor hardware en software, zowel op afstand als ter plaatse.

Onze diensten omvatten:

  • Onderhoud: uitgebreide servicepakketten voor een maximale beschikbaarheid
  • Toezicht op afstand: biedt proactieve ondersteuning
  • Hardware- en softwareondersteuning: IT-teams op afstand of ter plaatse, voor maximale prestaties en betrouwbaarheid
  • Automatische aanvulling van verbruiksmaterialen: voor minder problemen en stilstand
  • Regelmatige prestatiecontroles: met persoonlijke vergaderingen en rapporten met managementinformatie (MI) om uw absolute te garanderen.

OPTIMALISEREN
Continue verbetering van uw printomgeving – geoptimaliseerd door middel van permanente evaluatie, rapporten en overleg.

Net als uw onderneming staan uw print- en documentbehoeften nooit stil. Vandaar dat we continu toezicht houden op uw vloot en werkstromen, om mogelijkheden op te sporen om geld te besparen en prestaties te verbeteren. Onze periodieke beoordelingen bieden u constante transparantie en controle. Bovendien kunt u zien of we de overeengekomen doelstellingen realiseren en een duidelijk rendement op uw investering genereren.

  • Gegevensanalyse: met analyses van beschikbaarheid en optimalisatiemogelijkheden kunnen wij de financiële waarde van onze services bepalen.
  • Printerpark: zorg dragen dat uw voorzieningen aan uw eisen blijven voldoen
  • Impact op het milieu: analyse van de CO2 footprint garandeert dat doelstellingen worden behaald
  • Regelmatige controles en tevredenheidsonderzoeken